Qui doit déposer ses comptes ?
Le périmètre des entreprises concernées est large : SARL/EURL, SA, SAS/SASU, SCA et les SNC dont tous les associés sont à responsabilité limitée. Certaines sociétés civiles à activité commerciale peuvent également être tenues au dépôt. L’idée directrice est simple : dès lors que la forme sociale relève de la publicité des comptes, l’entreprise doit déposer ses états financiers, même si l’activité a été faible ou intermittente.
Les micro-entreprises et petites entreprises ne sont pas exonérées de déposer, mais elles peuvent bénéficier de régimes de confidentialité qui limitent ce qui devient public (voir plus bas). Les groupes doivent par ailleurs vérifier la question des comptes consolidés lorsque des seuils sont franchis ou qu’une obligation sectorielle s’applique. En pratique, la bonne question à se poser n’est pas “dois-je déposer ?” mais “comment déposer ce qui est requis pour ma catégorie, au bon niveau de publicité”.
Délais 2025 : le calendrier à respecter
Le calendrier se décompose en deux temps : approbation puis dépôt. Les comptes doivent être approuvés dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice (sauf prorogation judiciaire). Le dépôt doit intervenir dans le mois qui suit l’assemblée d’approbation ; ce délai est porté à deux mois en cas de télé-dépôt (procédure en ligne, aujourd’hui la norme via l’INPI).
Exemple concret : clôture au 31/12 → approbation au plus tard 30/06 → dépôt au plus tard 31/07 (ou 31/08 si télé-dépôt). Anticiper votre rétro-planning (pré-clôture, CAC le cas échéant, AG, préparation des PDF) vous évite stress et surcoûts. En cas d’empêchement sérieux, demandez la prorogation de l’AG avant l’échéance ; une fois le délai dépassé, vous basculez dans le risque d’injonction et d’amende.
Confidentialité et publicité : ce que vous pouvez masquer
La loi permet de réduire la publicité de certaines pièces selon la taille de l’entreprise. Les micro-entreprises peuvent demander la confidentialité du compte de résultat (non publié), tandis que les petites entreprises peuvent opter pour une publicité restreinte (publication sans compte de résultat). Attention : cette confidentialité ne supprime pas l’obligation de déposer ; elle ne fait que limiter l’accès public à certaines informations sensibles.
Avant de cocher l’option dans l’interface, assurez-vous de rentrer réellement dans la catégorie au regard des seuils (chiffre d’affaires, total bilan, effectif). En cas de doute, un mauvais choix entraîne un refus ou un redépôt. À l’inverse, si vous êtes au-dessus des seuils, assumez la publicité normale et misez plutôt sur des annexes pédagogiques et une cohérence comptable irréprochable.
Quels documents déposer ?
Le paquet documentaire varie selon votre taille et vos spécificités, mais on retrouve généralement : bilan, compte de résultat et annexe (jeu “complet” ou “abrégé”). Certaines entreprises doivent joindre le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes. N’oubliez pas la résolution d’affectation du résultat (extrait du PV d’AG), souvent à l’origine de rejets lorsqu’elle manque.
Les comptes consolidés et certaines activités réglementées ont des exigences spécifiques (pièces complémentaires, rapports). Préparez des PDF lisibles, paginés, signés si requis, avec des noms de fichiers explicites. Une bonne qualité documentaire réduit drastiquement les contrôles complémentaires côté RCS.
Procédure en ligne : pas à pas sur le guichet unique (INPI)
Le télé-dépôt via l’INPI est aujourd’hui la voie naturelle. Connectez-vous au guichet unique, créez un dossier “Comptes annuels” et renseignez l’exercice (dates, forme sociale, éventuelle confidentialité). Téléversez ensuite les pièces en PDF (taille raisonnable, scans nets), puis validez après contrôle d’exhaustivité (annexe, PV d’affectation, rapports, CAC).
Le règlement des frais se fait en ligne ; vous suivez ensuite le statut du dossier jusqu’à l’acceptation RCS. Conservez l’accusé et archivez le jeu de pièces validé : cela vous servira pour les banques, appels d’offres et partenaires. En cas de blocage récurrent (rejets successifs), mieux vaut faire relire vos documents : la plupart des rejets tiennent à une pièce manquante ou un mauvais format.
Sanctions et risques en cas de non-dépôt
L’absence de dépôt peut entraîner une injonction du greffier, avec à la clé une amende. Sur le plan de la gouvernance, le dirigeant s’expose à des griefs de mauvaise gestion ou d’entrave. À l’externe, un défaut de dépôt degrade la note et la confiance des interlocuteurs (banques, assureurs, fournisseurs), et peut compliquer une levée de fonds ou une cession.
Un dépôt tardif coûte souvent plus cher qu’un dépôt anticipé : frais additionnels, temps passé, et parfois perte d’opportunités commerciales. Le coût réel du non-dépôt dépasse largement les seuls émoluments de formalités.
Bonnes pratiques 2025 (check-list express)
Pour fiabiliser votre processus, traitez le dépôt comme un rituel annuel avec un rétro-planning partagé (compta, CAC, direction). Vérifiez votre catégorie (micro/petite) pour activer la confidentialité si vous y avez droit. Produisez des PDF propres (lisibles, paginés, signés si requis) et déposez dans les délais (1 mois, ou 2 mois en télé-dépôt).
Planifier la clôture et l’AG d’approbation (J0 → J+6 mois)
Valider la catégorie et l’option de confidentialité si éligible
Préparer des PDF lisibles et complets (annexe, PV, CAC si besoin)
Déposer via l’INPI (1 mois / 2 mois en e-dépôt)
Contrôler l’accusé et la mise à jour RCS
Archiver le dossier validé (banques, appels d’offres)
Cas particuliers fréquents
Plusieurs situations génèrent des questions récurrentes. Changement d’exercice : justifiez le décalage (décision, motif, documents) pour éviter un rejet automatique. Première année : certaines formes bénéficient d’allègements, mais vérifiez vos obligations avant d’omettre une pièce.
Nomination d’un CAC en cours d’exercice : alignez la documentation (rapports, mentions) sur la période couverte. Enfin, la confidentialité mal choisie est une source classique de refus : si vous n’êtes pas dans la bonne catégorie, n’insistez pas, déposez en publicité normale.
Erreurs à éviter (et leurs effets)
Les rejets tiennent souvent à des problèmes simples : comptes illisibles (scans sombres, pages tronquées), PV d’affectation manquant, incohérences entre bilan, compte de résultat et annexe. Un mauvais format (PDF trop lourds, signatures illisibles) peut conduire à un nouveau dépôt payant. Le hors délai déclenche un effet boule de neige : injonction, amende et image dégradée.
FAQ — Dépôt des comptes
Oui si votre forme y est tenue. Vous pouvez déposer des comptes “à zéro” ou simplifiés selon la taille.
Oui, via un dépôt rectificatif. Évitez d’attendre la prochaine échéance : corrigez rapidement avec une note explicative.
Non. Elle se demande dans l’interface et suppose de respecter les seuils (micro/petite). En cas d’erreur, attendez-vous à un refus.
Comptez surtout le calendrier AG (J0 → J+6 mois), puis 1 à 2 mois pour le dépôt selon le canal. Si vos PDF sont propres, l’acceptation est généralement rapide.